Analyse

Voici une méthode simple, efficace et adaptée au monde associatif pour structurer votre phase d’analyse et rédiger un cahier des charges léger, sans alourdir le processus. L’idée est de rester pragmatique et centré sur l’essentiel, tout en préparant le terrain pour un développement modulaire et réutilisable.

1. Phase d’Analyse : 4 Étapes Clés

Étape 1 : Identifier les Parties Prenantes

Objectif : Savoir qui va utiliser le système et quels sont leurs besoins réels.
Actions :

• Lister les rôles dans l’association (ex : trésorier, secrétaire, bénévole événementiel, membre).
• Pour chaque rôle, noter :
  • 3 tâches principales qu’ils doivent accomplir avec Odoo.
  • 3 frustrations actuelles avec l’outil (ex : "trop de champs inutiles", "je ne trouve pas où renouveler une adhésion").

Exemple de tableau synthétique :

Parties prenantes et besoins

Étape 2 : Cartographier les Processus Clés

Objectif : Visualiser les workflows actuels pour identifier les simplifications possibles.
Méthode :

• Pour chaque tâche principale, dessiner un parcours utilisateur simplifié (3 à 5 étapes max).
  • Exemple pour "Renouveler une adhésion" :
    1. Le membre reçoit un email de rappel.
    2. Il clique sur un lien vers Odoo.
    3. Il voit un formulaire pré-rempli avec ses infos.
    4. Il paie en ligne (ou valide un virement).
    5. L’adhésion est mise à jour automatiquement.

Outils :

• Un tableau blanc (Miro, Draw.io) ou même un papier pour schématiser.
• Astuce : Filmer un utilisateur qui effectue la tâche actuelle pour repérer les points de friction.

Étape 3 : Prioriser avec la Matrice "Impact/Effort"

Objectif : Concentrer les efforts sur ce qui apporte le plus de valeur avec le moins de complexité.
Méthode :

• Lister toutes les fonctionnalités souhaitées.
• Les classer dans un tableau à 4 cases :

Matrice Impact/Effort

Exemple :

• Priorité haute : Simplifier le renouvellement des adhésions (impact élevé, effort faible si on utilise un wizard).
• Phase 2 : Intégrer un système de paiement en ligne (impact élevé, mais effort technique important).
• Optionnel : Ajouter un champ "allergies" pour les événements (impact faible).

Étape 4 : Rédiger un Cahier des Charges Léger

Structure proposée (1 à 2 pages max) :

1. Contexte :

   • "Notre association utilise Odoo 16, mais l’outil est trop complexe pour nos bénévoles. Nous souhaitons simplifier l’interface et regrouper les fonctionnalités essentielles dans des modules dédiés."

2. Objectifs :

   • "Réduire de 50% le nombre de clics pour les tâches quotidiennes (ex : renouvellement d’adhésion)."
   • "Masquer les fonctionnalités non utilisées (ex : comptabilité analytique)."
   • "Permettre à d’autres associations de réutiliser nos modules."

3. Périmètre :

   • Modules à développer (liste priorisée) :
     • Gestion des membres (adhésions, profils).
     • Gestion des événements (inscriptions, participations).
     • Tableau de bord simplifié pour le trésorier.
   • Hors périmètre :
     • "La gestion des stocks (non utilisée par l’association)."

4. Exigences Fonctionnelles :

   • "Un bouton 'Renouveler' visible sur la fiche membre, déclenchant un wizard en 3 étapes."
   • "Une vue liste des membres avec filtres par statut (actif/inactif/retard)."

5. Exigences Techniques :

   • "Compatibilité avec Odoo 16 et les modules OCA/Deodoo existants."
   • "Code documenté et publié sur GitHub sous licence MIT."

6. Livrables :

   • "Modules Odoo prêts à installer (avec README et guide utilisateur)."
   • "Formation vidéo de 10 min pour les bénévoles."

2. Outils pour Aller Vite

• Pour les schémas : Draw.io (gratuit, export en PNG/PDF).
• Pour la priorisation : Un tableau Trello ou GitHub Projects.
• Pour le cahier des charges : Un Google Doc partagé ou un fichier Markdown dans le repo GitHub.

3. Exemple Concret : Module "Gestion des Membres"

Besoin : "Simplifier le renouvellement des adhésions."
Analyse :

• Processus actuel : 7 clics, passage par 3 menus différents.
• Processus cible : 3 clics via un wizard.
  Spécifications :
• Bouton "Renouveler" sur la fiche membre → Ouvre un formulaire avec :
  • Montant de la cotisation (pré-rempli).
  • Méthode de paiement (virement ou CB).
  • Case à cocher pour accepter le règlement intérieur.
• À la validation : envoi automatique d’un email de confirmation + mise à jour du statut.

4. Prochaines Actions

1. Valider la liste des parties prenantes avec 2-3 membres de l’association.
2. Choisir 1 processus clé (ex : renouvellement d’adhésion) et le cartographier ensemble.
3. Remplir la matrice Impact/Effort pour prioriser.

Question pour vous, Nicolas :
Souhaitez-vous commencer par affiner la liste des parties prenantes et leurs besoins, ou préférez-vous cartographier directement un processus type (ex : gestion des événements) ? Je peux vous fournir un template prêt à l’emploi pour l’un ou l’autre.